Một hệ thống tổng đài điện thoại sơ bộ bao gồm:
– Tổng đài điện thoại: bộ trung tâm chuyên xử lý, chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số…
– Đường trung kế (đường line bưu điện từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng)
– Máy nhánh: bao gồm tất cả các điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy in, máy fax…
– Hộp cáp: nơi tập trung dây tín hiệu, dùng để đấu nối các thiết bị đầu cuối… nhằm chống sét và phục vụ công tác bảo hành, bảo trì về sau trở nên đơn giản hơn.
Tổng đài nội bộ hoạt động như thế nào:
– Khi nhận tín hiệu cuộc gọi tác động từ bên ngoài vào (đường trung kế) tổng đài sẽ nhận tín hiệu và xử lý cuộc gọi đó. Có 2 cách lập trình tổng đài như sau:
+ Đổ chuông trực tiếp: sẽ quy định đổ chuông cho máy nhánh trực tiếp nào đó, người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy và tiếp chuyện với khách hàng.
+ Chế độ DISA: Tổng đài sẽ tự động phát ra 1 câu chào hướng dẫn khách hàng thực hiện tháo tác ngay trên điện thoại của khách hàng để gặp được bộ phận mà mình mong muốn gặp. Trong vòng 10 giây nếu khách hàng không thao tác thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà ta đã quy định.
– Mỗi một máy nhánh của tổng đài được quy định bằng 1 số nhất định mà ta lập trình cho nó trên các port (cổng) của tổng đài.
+ Ví dụ ta có: Phòng tiếp tân số 101, Phòng kinh doanh số 102, phòng kỹ thuật số 103….Khi phòng tiếp tân muốn gọi qua phòng kinh doanh ta chỉ việc nhấc máy lên và bấm 102, lúc này tổng đài sẽ phát tín hiệu số từ port 101 qua port 102 và máy nhánh 102 sẽ đổ chuông.
+ Nếu có 1 cuộc gọi thực hiện vào đã kết nối với tổng đài và gặp được tiếp tân, họ yêu cầu gặp 1 bộ phận khác, người tiếp tân đó sẽ làm thao tác bấm phím flash trên điện thoại bàn rồi bấm tiếp số nội bộ cần chuyển. Tổng đài sẽ giữ cuộc gọi ở port đó và chuyển tiếp qua port mà ta ra lệnh chuyển đổi.
– Khả năng bảo mật và quản lý:
+ Tổng đài lập cấp password cho từng máy nhánh. Khi gọi ra ngoài tổng đài yêu cầu nhập Password để được phép gọi ra.
+ Quy định từng trung kế được phép gọi di động, nội thành, liên tỉnh….